Què és el canal de denúncies i per què cal?
És un mitjà de comunicació que forma part del Sistema Intern d'Informació i que Banc de Sabadell S.A., com a societat dominant del Grup, posa a disposició dels seus grups d'interès tant interns (empleats, accionistes, consellers, directius, becaris, agents, personal d'ETT, etc.), com a externs (contractistes, proveïdors, subcontractistes, empleats dels tercers, etc.), i les seves societats dependents (llevat de Mèxic i Regne Unit), sucursals i oficines a l'exterior, per facilitar la comunicació confidencial de irregularitats que puguin advertir-se en el desenvolupament de lactivitat professional i que puguin suposar un incompliment de la legislació vigent, del Codi de Conducta de Grup Banc Sabadell i de la resta de normativa interna del Grup. Els principis i les garanties que regeixen el Sistema d'Informació, en què s'integra aquest Canal, es regulen a la Política del Sistema Intern d'Informació i Protecció de la Persona Informant de Grup Banc Sabadell (disponible en aquesta plataforma), així com, específicament, al Procediment de al Procediment del Sistema Intern d'Informació i Protecció de la Persona Informant i la Política de Privadesa.
El compromís del Grup amb una cultura ètica i de compliment es materialitza en la voluntat de resoldre tots els dubtes que una persona pogués plantejar-se, i/o la possibilitat de donar a conèixer situacions o conductes irregulars, així com en l'adopció de mesures adequades davant incompliments potencials o, si escau, reparar-ne les conseqüències i evitar que el dany es repeteixi en el futur. D'aquesta manera, el Grup reafirma la voluntat de compliment de la legislació i de les normes internes, especialment el Codi de Conducta de Grup Banc Sabadell, la Política de Compliment Normatiu, la Política de Prevenció de la Responsabilitat Penal i la Política Anticorrupció de Grup .
Quins fets i actuacions puc denunciar?
El personal del Grup Banc Sabadell (llevat de Mèxic i Regne Unit) i els tercers amb què es relaciona, poden comunicar el coneixement o sospita motivada de conductes irregulars o que puguin suposar un incompliment de la legislació vigent, del Codi de Conducta de Grup Banc Sabadell i la resta de normativa interna del Grup. A més, també es poden plantejar dubtes o consultes sobre això.
Aquest Canal de Denúncies no està pensat per comunicar:
- qüestions interpersonals que pertanyin a l'àmbit privat o d'índole laboral que no suposin un incompliment, o que no s'incloguin entre les matèries objecte de comunicació;
- emergències sobre la seguretat o la vida de les persones que requereixin una atenció immediata, per a això s'haurà de contactar amb les autoritats policials o amb els serveis d'emergència de cada localitat.
Aquest Canal de Denúncies tampoc no és la via de comunicació perquè els inversors o els proveïdors facin arribar les seves reclamacions (sempre que no suposin un incompliment), ni té la funcionalitat de Servei d'Atenció al Client per atendre queixes i/o reclamacions de clients ( excepte aquelles que suposin un incompliment de la regulació).
Per a cadascuna d'aquestes casuístiques, el Grup disposa de les vies habilitades i especialitzades corresponents: comunicació per a inversors i accionistes, per a proveïdors i Servei d'Atenció al Client.
Quins són els motius d'inadmissió de les denúncies?
No s'admetran a tràmit les denúncies que no compleixin els requisits següents:
- S'ha de fer la denúncia de bona fe, sense ànim de perjudicar sense motiu, ni reportant fets falsos sabent.
- Els fets denunciats han de contenir un mínim de fonament, no s'acceptaran fets absolutament infundats o sense versemblança.
- La denúncia ha d'estar relacionada amb l'àmbit objectiu o material del Canal, contemplat a la Política i al Procediment del sistema intern d'informació i protecció de la persona informant.
- Ha de ser realitzada per algun dels col·lectius susceptibles de denunciar a través del Canal (personal intern o tercers externs al Grup), detallats al Procediment del sistema intern d'informació i protecció de la persona informant.
Es poden formular denúncies de manera anònima?
Es garanteix l'anonimat dels qui vulguin no proporcionar la seva identitat a l'hora de presentar una denúncia o una consulta. A més, sigui quina sigui la via que faci servir l'informant, el Grup Banc Sabadell no intentarà esbrinar la seva identitat proactivament. Tot i això, s'anima que els denunciants s'identifiquin a fi de poder obtenir més informació sobre els fets denunciats. En tot cas, es garantirà la màxima confidencialitat sobre la identitat del denunciant que es vulgui identificar.
Igual que a les denúncies nominatives/no anònimes, el denunciant tindrà la possibilitat de conèixer l'estat de la denúncia a través del «codi de referència» assignat a la plataforma del Canal.
Grup Banc Sabadell, alineat amb els estàndards més alts i en compliment de la normativa, ha implementat les mesures de seguretat informàtica oportunes per garantir l'esborrament automàtic dels accessos al Canal de Denúncies i, per tant, que no es pugui conèixer la identitat de un denunciant anònim.
Qui gestiona el Canal de Denúncies i qui pot accedir a la denúncia?
El Comitè d'Ètica Corporativa (d'ara endavant, “CEC”) és el Responsable del Sistema Intern d'Informació del Grup per al cas del Banc, societats dependents (excepte societats dependents a Mèxic i Regne Unit) i sucursals i oficines de representació a l'exterior . En aquest àmbit, el CEC assumeix la gestió del Sistema Intern d'Informació del Grup i, com a part del mateix, del Canal de Denúncies.
Així mateix, el CEC, com a òrgan col·legiat, delega la gestió i tramitació de les denúncies i consultes objecte del Canal de Denúncies i dels expedients que poguessin resultar-ne, incloent la revisió i aprovació de la resposta a les denúncies i comunicacions rebudes, en el seu Secretari, membre del CEC i Director de Compliment Normatiu / Chief Compliance Officer (CCO).
En el cas de Banc Sabadell S.A., Institució de Banca Múltiple a Mèxic i SabCapital S.A. de C.V. SOFOM E.R. i TSB Bank plc. al Regne Unit, els respectius Consells d'Administració d'aquestes societats dependents, han designat com a Responsable del Sistema Intern d'Informació del Grup en l'àmbit d'actuació de cadascuna, la Comissió d'Auditoria i la persona amb el càrrec de Whistleblower Champion , respectivament.
Únicament podran accedir a les comunicacions rebudes al Canal de Denúncies el Responsable del Sistema Intern d'Informació i el personal del Grup que, degudament autoritzat, presti suport al Responsable en la tramitació i la investigació de les denúncies/consultes.
Com es tramitarà la denúncia?
Un cop emplenades totes les dades requerides al formulari i enviada la denúncia a través de la plataforma en línia, a aquesta se li assigna un «codi de referència» que permetrà consultar l'estat de la denúncia, sigui nominativa/no nominativa o anònima. Per poder conèixer l'estat de la denúncia presentada, així com consultar si s'han requerit aclariments i/o nova documentació relacionada amb la comunicació, és imprescindible que el denunciant conservi el codi facilitat per la mateixa plataforma juntament amb l'acusament de recepció de la recepció de la denúncia.
Tota denúncia rebuda a través d'aquesta plataforma serà incorporada al Llibre Registre de la mateixa.
Rebuda i registrada la denúncia, el Responsable del Sistema Intern d'Informació realitzarà una anàlisi dels fets i decidirà sobre la seva admissió o inadmissió a tràmit, informant-ne el denunciant. En cas d'admissió a tràmit, l'Instructor designat s'encarregarà de la investigació interna dels fets comunicats de conformitat amb la Política del Sistema Intern d'Informació i Protecció de la Persona Informant del Grup Banc Sabadell, el procediment del sistema intern d'informació i protecció de la persona informant i la resta de normativa interna i externa aplicable. El denunciat serà informat de les accions o omissions (infraccions) que se li atribueixen mitjançant comunicació succinta dels fets.
Aquesta comunicació tindrà lloc en el temps i la forma que es consideri adequat per garantir el bon fi de la investigació, i d'acord amb la normativa legal aplicable.
Un cop finalitzat el procés d'investigació de la denúncia, el resultat és comunicat al denunciant. Si, després de la investigació, resultaren confirmats els fets, s'adoptaran les mesures necessàries per corregir i posar fi a l'acte denunciat i, si escau, s'aplicaran les mesures pertinents i/o el règim disciplinari que sigui procedent.
A tot cas, qualsevol fet que pugui suposar una denúncia, encara que no s'utilitzi aquesta plataforma, i que siguin coneguts pel Responsable del Sistema, es documentaran igualment en aquesta plataforma i en el Llibre Registre de la mateixa.
Quines dades he d'aportar per fer una denúncia? I si no tinc proves dels fets denunciats?
S'aconsella que el denunciant aporti totes les dades i la informació de què disposi amb l'objectiu de poder valorar i investigar els fets de manera eficaç. En la mesura del possible és recomanable que les denúncies estiguin suportades per mitjà de proves documentals, i també són admissibles les proves testificals i els instruments de reproducció de paraules, imatges i sons (especialment si la denúncia es veu específicament sobre el contingut d'un fitxer/ document). En tot cas, hi ha la possibilitat que se sol·licite al denunciant l'aportació d'informació i/o documentació addicional.
Puc saber si la meva denúncia ha estat admesa i l'estat de tramitació?
Podeu consultar l'estat de la vostra denúncia/consulta mitjançant el «codi de referència» assignat i facilitat automàticament per la mateixa plataforma juntament amb l'acusament de rebut de la recepció de la denúncia. Per això haurà d'accedir a l'apartat «Conèixer estat denúncia/consulta».
Aquest «codi de referència» únicament li serà mostrat en el moment d'enviament de l'acusament de recepció, per la qual cosa resulta imprescindible conservar-lo, ja que en cas contrari, no podrà conèixer l'estat de la denúncia/consulta presentada, ni si se li han sol·licitat aclariments i/o documentació addicional.
Se'm comunicarà la finalització de la investigació i el resultat?
S'informarà el denunciant de la finalització de la investigació i de les seves principals conclusions en un termini màxim de tres (3) mesos a comptar de la recepció de la comunicació, llevat de casos d'especial complexitat que requereixin una ampliació del termini, que es podrà estendre fins a un màxim de tres (3) mesos addicionals més.
Què passa si oblido el codi per accedir a la informació sobre la meva denúncia/consulta?
És imprescindible guardar i conservar correctament el «codi de referència» que facilita la pròpia plataforma juntament amb l'acusament de rebut de la recepció de la denúncia en el moment de presentar una denúncia/consulta, ja que en cas contrari no podrà saber si aquesta estat admesa a tràmit o no, conèixer l'estat de la denúncia presentada, o si us han sol·licitat aclariments i/o documentació addicional. En el cas de les denúncies anònimes, aquest «codi de referència» serà l'única manera d'accedir a aquesta informació.
La persona denunciada tindrà coneixement de la denúncia?
Qui hagi estat objecte de denúncia, sempre que sigui admesa, serà informat per part del Responsable del Sistema Intern d'Informació sobre:
- La recepció de la denúncia.
- El fet de qui se l'acusa de manera succinta.
- Els departaments i tercers que, si escau, podran ser destinataris de la denúncia
- Com exercitar els vostres drets d'accés, rectificació, cancel·lació, oposició, així com el de portabilitat de les dades personals i el de limitació del tractament d'aquestes, de conformitat amb la normativa de protecció de dades interna i externa
En cap cas no s'informarà el denunciat sobre la identitat i dades personals de la persona denunciant. Grupo Banco Sabadell garanteix la màxima confidencialitat de la identitat del denunciant en tot el procés de gestió de les denúncies. La identitat de l'informant només es pot comunicar a l'autoritat judicial, al ministeri fiscal oa l'autoritat administrativa competent, en el marc d'una investigació penal, disciplinària o sancionadora, sens perjudici de qualsevol altra normativa que pugui ser aplicable. Les revelacions fetes en virtut d'això estaran subjectes a salvaguardes establertes a la normativa aplicable. En particular, s'ha d'informar el denunciant abans de revelar-ne la identitat, llevat que aquesta comunicació pogués comprometre la investigació o el procediment administratiu o judicial en curs o posterior o no sigui d'acord amb el criteri establert per l'autoritat judicial o administrativa competent. br>Així mateix, totes les persones que, per raó de les funcions que exerceixin, tinguin coneixement de les denúncies que es formulin, estan obligades a guardar secret professional sobre la identitat de la persona denunciant i quanta informació o dades tinguin accés, sent una infracció molt greu l'incompliment d'aquest deure.
Puc patir algun tipus de represàlia per haver fet una denúncia?
No. Grup Banc Sabadell prohibeix de forma expressa i no tolerarà cap tipus de represàlia contra les persones que presentin una denúncia/consulta, així com contra aquelles que participin o ajudin en la investigació de la mateixa, sempre que hagin actuat de bona fe i no hagin participat a l'acte denunciat. S'han d'adoptar totes les mesures que siguin necessàries per garantir aquest aspecte.
Què passa si es presenta una denúncia falsa i/o de mala fe?
Les denúncies s'han de fer sempre de bona fe i han d'estar fundades en sospites o indicis fundats dels quals es pugui desprendre raonablement la realització d'un comportament irregular, il·lícit o delictiu. A títol d'exemple, es consideraran denúncies de mala fe aquelles que es realitzen suplantant la identitat del denunciant, detallant fets que no són certs, involucrant persones que no han tingut relació amb els fets denunciats (tot i que aquests són certs), amb l'única finalitat de perjudicar altres persones, obtenir algun benefici a la feina o eludir deures laborals. La formulació d'una denúncia falsa i/o de mala fe pot suposar que s'adoptin les mesures disciplinàries que corresponguin contra la persona que hagi formulat la denúncia. Addicionalment, la formulació d'una denúncia falsa podria ser constitutiva de delicte.